Cómo archivar correos electrónicos en Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Cuanto más utilice su buzón de correo de Microsoft Outlook, más crecerá su buzón. Si lo piensa, es bastante similar a cómo los papeles tienden a amontonarse en su escritorio. Pero, ¿qué puede hacer cuando la pila se vuelve tan grande que necesita ser resuelta? Bueno, en la vida real, puede tomarse el tiempo para clasificar cada documento y almacenar los papeles que son importantes mientras descarta los menos importantes. Afortunadamente, puede volver a crear el mismo proceso en Outlook.

Sin excepción, todas las versiones de Outlook admiten Archivado. Aún más, tiene múltiples opciones cuando se trata de archivar sus elementos en Outlook. La forma más conveniente es utilizar Autoarchivar para tratar mensajes, citas y tareas más antiguos. Otra forma de hacerlo es utilizar el archivo manual para mover mensajes a una carpeta específica. Pero la forma más rápida es usar el botón Archivar ubicado en el menú Archivo .

Tenga en cuenta que Outlook mantiene una carpeta predeterminada para fines de archivo que no se puede eliminar. Archivar su correo electrónico lo ayudará a mantener la tienda limpia, lo que facilitará la búsqueda de correos electrónicos más antiguos y mantendrá su bandeja de entrada ordenada.

A continuación, tiene una serie de guías que lo guiarán a través del archivo de elementos en Outlook de todas las formas posibles. ¡Vamos a empezar!

Método 1: archivar mensajes manualmente con una sola acción

Este método es la forma más rápida de mover uno o más mensajes a la carpeta Archivo. Estos archivos archivados permanecerán accesibles a través del cuadro de búsqueda o navegando manualmente a la carpeta Archivo . Los elementos archivados también se pueden ver en dispositivos móviles visitando la carpeta Archivo . Aquí hay una guía rápida sobre cómo archivar elementos manualmente en Outlook 2016:

  1. Abra Outlook y seleccione uno o más mensajes en su Bandeja de entrada o en cualquier otra carpeta.
  2. Haga clic en el icono Archivar dentro del grupo Eliminar . El icono de archivo solo es visible dentro de la cinta en Outlook 2016.

    Nota: También puede presionar la tecla Retroceso para lograr el mismo resultado.

  3. Debería poder encontrar sus mensajes dentro de la carpeta de archivos .

    Nota: La carpeta Archivo se crea automáticamente incluso si nunca la usó antes. Si no puede ver la carpeta Archivo, vaya a Archivo> Cuenta de Office> Opciones de actualización y haga clic en Actualizar ahora .

Método 2: uso de la función Autoarchivar

Outlook tiene una función automática capaz de archivar elementos denominada Autoarchivar. Esta función se puede programar para archivar elementos a intervalos regulares. Todas las versiones de Outlook son compatibles con el archivo. La diferencia es que Autoarchivar está desactivado de forma predeterminada en Outlook 2010 y versiones posteriores.

Una vez que se habilita Autoarchivar , los usuarios pueden establecer propiedades para cada carpeta que desean archivar. Tenga en cuenta que cuando archive un correo electrónico, se moverá a otro archivo PST y ya no estará disponible en el archivo PST principal. Aquí hay una guía rápida sobre cómo habilitar y usar Autoarchivar:

Cómo habilitar y configurar Autoarchivar

  1. Para activar Autoarchivar , vaya a Archivo> Opciones . Una vez que esté dentro de la Configuración de Outlook , haga clic en la pestaña Avanzado para mostrarla, luego haga clic en Configuración de Autoarchivar .

    Nota: En Outlook 2007 y versiones anteriores, puede encontrar la configuración de Autoarchivar en Herramientas> Opciones> Otro .

  2. Si todo está atenuado, debe marcar la casilla junto a Ejecutar Autoarchivar para habilitar Autoarchivar.

  3. Ahora es el momento de configurar cómo se comportará Autoarchivar. Comience eligiendo la frecuencia con la que desea que se ejecute el Archivo automático. El valor predeterminado es 14 días, pero si desea mantenerlo limpio, configúrelo entre 2 y 6.

  4. Si desea recibir una notificación antes de que se inicie Autoarchivar, marque la casilla junto a Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar . Es una buena idea vivir esta opción habilitada ya que el archivado automático tiene el potencial de interferir con su trabajo.

  5. Para evitar llenar su archivo con correos electrónicos innecesarios, es una buena idea dejar marcada Eliminar correo electrónico caducado . Si desactiva Archivar o Eliminar elementos antiguos, solo se eliminarán por completo los mensajes caducados.

  6. Si desea que su carpeta de archivo sea visible dentro de Outlook, debe habilitar Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas.

  7. Ahora establezca la configuración de carpeta predeterminada para archivar.
  8. A continuación, habilite el interruptor junto a Mover elementos antiguos ay haga clic en Examinar para establecer la ruta donde desea que se archiven sus elementos. Presiona Ok para confirmar tu configuración.

Una vez que haya habilitado y configurado Autoarchivar, hará su trabajo automáticamente a su debido tiempo. Puede confirmar que está funcionando comprobando si la carpeta Archivos se está llenando.

Configurar las propiedades de Autoarchivar para carpetas individuales

Una vez que termine de configurar la función Autoarchivar, puede agregar una capa adicional de control estableciendo propiedades específicas para cada una de sus carpetas. Es una práctica común que carpetas como Elementos eliminados o Spam usen propiedades de Autoarchivar diferentes a las de la carpeta principal de correo electrónico.

Nota: Si no establece la configuración de Autoarchivar individual para una carpeta, se utilizará automáticamente la configuración global de Autoarchivar configurada anteriormente.

Aquí hay una guía rápida sobre cómo configurar las propiedades de Autoarchivar individuales en una carpeta:

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea tratar de manera preferencial y haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Autoarchivar para mostrarla. Aquí tiene una selección de configuraciones que se aplicarán únicamente a esta carpeta.

  3. Puede desactivar Autoarchivar para esta carpeta haciendo clic en No archivar elementos en esta carpeta .

  4. Para anular la configuración global de Autoarchivar, haga clic en Archivar esta carpeta usando esta configuración y realice las modificaciones a continuación. Haga clic en Aplicar para confirmar su configuración.

    Nota: Tenga en cuenta que esta configuración no se aplicará a ninguna de las subcarpetas de esta carpeta en particular. Deberá modificar cada uno.

Método 3: Archivar correos electrónicos manualmente usando herramientas de limpieza

Si no es un gran fanático de la automatización, existe una solución intermedia que le permitirá archivar en masa con aún más control. Con este método, puede archivar una carpeta completa junto con sus subcarpetas. Si no desea esperar a que se active Autoarchivar, puede hacerlo usted mismo y elegir dónde desea guardarlos. Esto es lo que debes hacer:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo , luego vaya a Información y expanda el menú desplegable de Herramientas de limpieza. Seleccione Archivar en el menú desplegable.

  2. Seleccione  Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas y haga clic en la carpeta que desea archivar.

  3. Si desea que se archiven todos sus datos de Outlook, haga clic en su dirección de correo electrónico en la parte superior de la lista.

  4. Utilice el menú desplegable junto a Archivar elementos anteriores a para seleccionar la última fecha para archivar los elementos. Se archivarán todos los elementos anteriores a la fecha establecida en este menú.

  5. Puede archivar elementos que previamente se excluyeron del archivo automático marcando la casilla junto a Incluir elementos con Autoarchivar .

  6. Utilice el botón Examinar para establecer la ruta donde desea que se guarde su archivo PST. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso.

Pronto notará que algunos correos electrónicos se moverán de sus carpetas predeterminadas al archivo pst archivado.

Nota: El archivo archivado debería ser accesible en Outlook como una carpeta. Si por alguna razón no ve a Archivo  y haga clic en Abrir y Exportar . Luego, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook , navegue hasta la ubicación de su archivo y presione Aceptar .